Como escolher o um software para gerenciar projetos?

Trabalhar em equipe sempre foi uma tarefa que exige muita colaboração de todas as partes. Com uma maior gama de informações chegando a todo momento graças a um mundo cada vez mais digitalizado, fica difícil gerenciar todas as demandas. A solução para este tipo de problema é implantar na equipe um software de gerenciamento de projetos. Com ele, é possível visualizar como está cada demanda que foi passada e, para além disso, mostrar quais colaboradores ainda conseguem assumir novas tarefas.

Os melhores programas costumam oferecer também uma estrutura que permita organizar o planejamento em poucos clicks e reposicionando as atividades em uma linha do tempo com gráficos inteligentes e interativos, de modo que todos os funcionários tenham uma visibilidade de suas tarefas.

É importante também que esse programa tenha ferramentas de colaboração que facilitem a comunicação entre a equipe. Ter espaço para feedbacks e aprovações, compartilhamento de arquivos, ter a possibilidade de marcar tarefas a serem cumpridas com pontos positivos e negativos que possam ser alteradas em tempo real para todos os colaboradores, bate-papo em grupo e menções que chegam diretamente a quem precisa ser reportado são algumas funções vitais que podem fazer toda a diferença na realização das tarefas mantendo todos os participantes ativos.

Mas nenhum desses recursos seriam válidos se sua equipe não se acostumar com o software escolhido. Precisa ser um programa fácil de usar e que possa ser personalizado pelos colaboradores de acordo com o que cada um necessita. Ao customizar, você aumenta a adesão dos funcionários uma vez que eles se sentem mais parte do sistema operacional.

Confira três pontos que podem ser personalizados e tendem a maximizar a eficiência dos projetos trabalhados:

Fluxos de trabalhos

Cada pessoa tem um ritmo diferente para trabalhar e responde melhor a cada maneira com que uma demanda é recebida. Seja por gráficos, lista de tarefas ou até um quadro de controle visual, o correto é entender e customizar para cada integrante da equipe de acordo com a preferência.

Hierarquia estrutural

Ao sinalizar como cada projeto vai ser tocado e por quem, a gestão tende a ficar mais facilitada. Cada funcionário saberá exatamente o que está ao seu alcance.

Pedidos de validação

Personalizar o software de modo que sejam possíveis aprovações simples e complexas (direcionadas a quem realmente precisa aprovar o projeto) de cada tarefa pode ser útil e economizar um período grande de tempo.

Melhores Plataformas de Project Management 2021

Monday

Monday é uma das plataformas mais populares. A interface é super fácil de usar e todos os elementos podem ser reorganizados ou agendados simplesmente arrastando e soltando com o mouse. A primeira coisa que você ira notar nessa plataforma também é o uso de barras de status e cores que te ajudam a indicar o progresso das tarefas e identificar aquelas que precisam ser realizadas com mais urgência. Referente a integrações, Monday possui centenas de extensões que permite a sua equipe acessar informações de outras plataformas ou criar fluxos de automação. Para aqueles que queiram conhecer, eles oferecem um período de prova grátis, sem a necessidade de adicionar dados do cartão.

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Freshworks

Freshworks é uma solução modular e acessível para qualquer empresa ou profissional que precisa começar a usar um CRM. Com mais de 40 mil clientes (incluindo multinacionais como Unicef, Toshiba, Cisco e mais) a empresa se destaca por desenvolver diversos módulos que podem adicionar funcionalidades extras, fazendo com que a ferramenta se adapte às necessidades de diversos setores. Além do CRM, eles possuem um software para gestão de call centers, Chat para atendimento ao cliente, uma plataforma para gerenciamento de serviços de TI, outra para gestão de recursos humano e diversas outras funções que podem ser adicionadas com as integrações disponíveis. As funções disponíveis indicam que essa plataforma é a melhor para times de TI e equipes que tem que gerir problemas técnicos internamente.

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Hive

Hive é uma plataforma simples, fácil de usar, super “clean” e intuitiva, ideal para qualquer equipe que precisa que gerir projetos e manter-se organizado. Todas as listas de tarefas podem ser visualizadas como Kanban, Gantt chart, tabela ou um simples calendário permitindo que você tenha um overview completo do seu planejamento. Para aqueles profissionais que trabalham com diversas outras ferramentas, Hive possui integrações com mais de 1000 plataformas o agiliza muito mais o fluxo de trabalho. Referente a funções nativas, além da parte de gestão de projetos destacamos a integração com e-mail, o painel de análise (que te ajuda a ver a produtividade da sua equipe) e a ferramenta chat que ajuda bastante a melhorar a comunicação da interna,

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Hubspot

Hubspot é o veterano quando o assunto é ferramentas de organização de projetos e  gestão de equipe/clientes. A plataforma se divide em quatro módulos, sendo eles Marketing, CRM, Serviço ao Cliente e CMS. Cada um desses módulos possui dezenas de funcionalidades dês das mais simples (chat, painel de análise, lista de tarefas, calendário) até ferramentas mais avançadas (automação de e-mail marketing, Video Chat, Criação de Sites, etc.).  Apesar de oferecerem tudo o que uma equipe de marketing pode precisar, eles também possuem centenas de integrações disponíveis caso sua empresa utilize outras ferramentas. Por ser o líder do mercado os preços são mais altos que a maioria das outra opções, no entanto eles possuem um planos 100% grátis com as ferramentas essenciais para gerir a sua empresa.

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Keap

Keap pode ser resumido em uma palavra: Automação. Essa plataforma é altamente focada em equipes de marketing e vendas, com diversas funcionalidades que agilizam e processos e te ajudam a estar a frente da competição. Uma vez que uma conta é criada, você pode criar fluxos de trabalho que te permitem automatizar comunicação com o cliente. Para profissionais que trabalham com serviços como agencias de publicidade, vendas ou professores, Keap te permite criar calendários de agendamento. Vale destacar também que você pode enviar ordens de pagamentos automaticamente quando uma tarefa estiver completa ou em um dia específico do mês o que pode ser uma mão na roda para o seu departamento de contabilidade.

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Salesflare

Salesflare é uma plataforma de CRM com bastante foco em equipes de venda. As tarefas podem ser organizadas como kanban ou como uma lista tradicional. Essa ferramenta deixa um pouco a desejar quando o assunto é integrações, oferecendo nativamente apenas conexão direta com contas de e-mail, no entanto pode ser indiretamente conectado a outros serviços caso você tenha uma conta com o “Zapier” ou com o “pipeSync”. Eles recentemente anunciaram que estarão lançando a opção de dashboards personalizados. Em geral esta é uma solução mais básica, mas pode ser efetiva para equipes pequenas que possuem fluxos de trabalho mais simples.

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Smartsheet

Smartsheet é uma plataforma bem completa e altamente flexível, permitindo que você visualize seus projetos como Kanban, Gantt Chart, Calendário, como uma simples lista ou que você crie um painel com gráficos e barras de progresso. Além das tradicionais ferramentas para gestão do dia a dia, um grande diferencial que eles oferecem é uma pasta de gestão de arquivos, o que te permite compartilhar documentos, imagens em outros recursos entre departamentos com muito mais facilidade.  A plataforma possui integração com dezenas de outros softwares e para aqueles que gostam de excel, eles possuem funções bem similares para criação de “pivot tables” e cruzamento de informações. Em geral, essa plataforma é indicada para empresas que tenham diversos departamentos e precisam gerenciar muitos dados ao mesmo tempo.

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Soon

Soon é uma solução básica para gestão de projetos, organização de equipe e visualização de fluxos de trabalho. Essa plataforma é muito mais básica e foca em trazer clareza ao em vez de uma multitude de funções. A interface é simples, fácil de entender e extremamente elegante. Além da plataforma online, eles oferecem um aplicativo que te permite organizar suas tarefas de qualquer lugar. Como eles não oferecem integrações com nenhuma outra ferramenta externa e não possuem conexão com e-mail é provável que empresas maiores ou equipes que trabalhem com muitas outra ferramentas acreditem que Soon deixe a desejar, no entanto para pessoas que necessitam algo simples e funcional essa pode ser uma boa escolha.

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teamwork

Teamwork é um CRM muito popular e completo. Além da ferramenta de gestão de tarefas que te da uma perspectiva geral sobre o andamento de seus projetos, eles possuem um sistema de tickets (para gerenciar pedidos de clientes), um chat com vídeo para comunicação direta com a equipe, relatório de análise por departamento e uma base de compartilhamento de arquivos para gerir recursos e facilitar a distribuição de informativos internos da empresa e da equipe de RH. Os projetos podem ser integrados com dezenas de plataformas para automatizar os processos da equipe. Para aqueles que tenham curiosidade em testar, eles oferecem um 30 dias de prova grátis.

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Focuster

Focuster é uma ferramenta para gestão de tarefas para indivíduos que precisam organizar o seu dia a dia e alcançar mais concentração. A plataforma é altamente dedicada em ajudar-lhe a ter mais foco e garantir que você seja mais produtivo. Além de um da lista de tarefas e um calendário que pode ser sincronizado com os Calendários da Apple, Google e Microsoft, eles possuem um sistema de re-agendamento automático que te ajuda re-agendar compromissos quando você precisar. Vale notar que Focuster não é muito focado em colaboração entre equipes, portanto seria mais recomendado para profissionais que trabalham sozinhos, estudantes ou pessoas que tem uma agenda muito cheia e precisam de algo para se organizar.

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